Ohne Stress zur Quartalsabrechnung
Um einen stressfreien und reibungslosen Ablauf der Quartalsabrechnung zu gewährleisten, sollte diese bereits im Verlauf des Quartals vorbereitet werden. Dazu sollte in regelmäßigen Abständen, beispielsweise immer am Monatsanfang, ein Prüflauf der Quartalsabrechnung durchgeführt werden. Sind alle Leistungsdaten des Quartals ermittelt, ruft die Software automatisch das BEMA Modul der KZBV auf, um die Leistungen zu überprüfen. Meldet das BEMA Modul Fehler für die Abrechnung, so werden die Fehler automatisch angezeigt und können korrigiert werden. Trotz vieler moderner Hilfeleistungen ist die Quartalsabrechnung immer wieder mit großer Sorgfalt durchzuführen.
Mögliche Fehler in der Quartalsabrechnung
Fehlerquellen bei der Abrechnungserstellung: Mit dem BEMA Prüfmodul werden Leistungen bis zu acht Quartale rückwirkend betrachtet, dies wirkt sich besonders von Füllungen aus. Mit dem KCH Abrechnungsmodul werden die quartalsübergreifenden Prüfungen anhand der Datumsangaben vorgenommen, an dem die jeweils zu überprüfende Leistung dem aktuellen Behandlungsfall/Quartal vorausging. Betroffen sind hierbei die Leistungen nach den BEMA-Nrn.: Ä1, 01, 01k, 04, 05, 107 (ZST), IP1 bis IP4, FU
Zeitliche Fristen bei der Berechnung von Leistungen beachten: Zum Beispiel bei der Abrechnungsbestimmung BEMA Nr. Ä1 (18 Tages-Frist)
Wiederholungsfüllungen–gesetzliche Gewährleistungsfrist beachten: Die ein bis dreiflächigen Wiederholungsfüllungen werden in Bezug auf die zweijährige Gewährleistungsfrist überprüft. Ausnahmen werden vom Abrechnungsmodul akzeptiert, wenn sie in entsprechender Weise gekennzeichnet sind. Wiederholungsfüllungen aus Gründen, die nicht auf ein Verschulden des Zahnarztes zurückzuführen sind, können auch innerhalb der zweijährigen Gewährleistungsfrist abgerechnet werden.
Begründungspflichten bei wiederholter Berechnung beachten: Einige BEMA Positionen sind nur mit einer Begründung abrechnungsfähig. Hierfür sind die „KZV internen Mitteilungen leistungsbezogen“ vorgesehen.
Fehlerquellen im administrativen Bereich: Nicht nur Abrechnungsbestimmungen und Richtlinien zur vertragszahnärztlichen Versorgung können Stolpersteine auf dem Weg zu einer korrekten Quartalsabrechnung darstellen. Auch Versäumnisse seitens des Patienten oder im Bereich der Aktualisierung der EDV können einer Abrechnungserstellung entgegenwirken.
Patientenbezogene Fehlerquellen
Patient erscheint ohne Krankenversicherungskarte: Der gesetz
lich krankenversicherte Patient ist verpflichtet, vor Beginn der Behandlung die Krankenversicherungskarte vorzulegen. Wird die Karte innerhalb von 10 Tagen nach der ersten Inanspruchnahme vorgelegt, so muss die entrichtete Vergütung zurückgezahlt werden. Nach Ablauf der 10 Tagesfrist gibt es keine Möglichkeit mehr, die Behandlung über die Krankenkasse abzurechnen. Dann wäre grundsätzlich eine Privatrechnung rechtlich durchsetzbar. Die Behandlung darf aufgrund der Tatsache, dass die Karte nicht vorgelegt werden kann, nicht abgelehnt werden.
Tipp: Filtern Sie immer noch einmal die Versicherungskarten sowie nicht abgerechnete Privatleistungen.
Patient erscheint ohne Krankenversicherungsschein (sonstige Kostenträger): Neben fehlenden Krankenversicherungskarten können bei Versicherten einiger „sonstiger Kostenträger“ ggf. Berechtigungsscheine fehlen.
Administrative Fehlerquellen
Das Bundeseinheitliche Kassenverzeichnis (BKV): Die Abrechnung mit Hilfe eines zugelassenen Programms macht es erforderlich, jedes Quartal den Kassenabgleich mit dem aktuellen Kassenverzeichnis durchzuführen.
Mögliche Fehlerquellen im Zusammenhang mit dem Bundeseinheitlichen Kassenverzeichnis (BKV): Die aktuelle Quartalsabrechnung wurde noch nicht erstellt, das BKV für das nächste Quartal jedoch schon eingelesen.
Punktwerte: Die aktuellen Punktwerte sind eine elementare Abrechnungsgrundlage. Zum Einen muss darauf geachtet werden, dass die aktuellen Punktwerte der KZV mittels einer „csv“.Datei installiert wurden und zum Anderen, dass das Datum der Leistungserbringung mit der Gültigkeit des Punktwertes übereinstimmt.
Datenträger-Austausch-Modul: Praxisverwaltungssysteme müssen unter anderem in der Lage sein, Daten zu zahnärztlichen Leistungen für die Abrechnung mit der Kassenzahnärztlichen Vereinigung (KZV) aufzubereiten und in elektronischer Form zu übermitteln. Zwingend muss überprüft werden, ob die Datenträger-Austausch-Module für KCH Abrechnung der Softwareprogramme aktuell eingespielt wurden. Diese werden Ihrer Praxis mit dem Update zur Verfügung gestellt. Die Abrechnungsmodule der KZBV generieren Hinweise und Fehlermeldungen. Bitte spielen Sie deshalb unbedingt die neuesten Versionen der Abrechnungsmodule in der Praxis ein.
Einreichungstermine der KZV: In den Rundschreiben sowie auf der H
omepage der zuständigen KZV werden die Einreichungstermine für die Quartalsabrechnung bekanntgegeben. Meist liegt der Termin zur Abgabe der KCH-Onlineabrechnung am Ende der ersten Woche im Folgequartal und muss fristgerecht eingehalten werden. Sollte aus z.B. krankheitsbedingten Gründen der Termin einmal nicht eingehalten werden können, muss dies mit der zuständigen KZV geklärt werden und eine Fristverlängerung beantragt werden.
Meldeverfahren für die KCH-HVM-Meldungen in Bayern: Ab dem 1. Juli 2017 sind regelmäßig monatliche Meldungen der erbrachten KCH-Leistungen online an die KZVB zu übermitteln. Die erwarteten Abrechnungsdaten sind am ersten und zweiten Monats eines Quartals spätestens am 2. Arbeitstag des Folgemonats online zu übermitteln.